La documentación en el Museu Nacional: ¿un trabajo gris? /2

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Neus Conte/Marta Masafret

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En este segundo artículo explicaremos dos de los proyectos en los que estamos colaborando como trabajos paralelos y complementarios a nuestras tareas diarias de documentación.

Comisión técnica de normalización y desarrollo documental

El primer proyecto es la participación en la Red de Museos de Arte de Cataluña y, en concreto en la «Comisión técnica de normalización y desarrollo documental». Nuestra función es coordinar los trabajos de la comisión, para conseguir uno de los objetivos de la Red: «poner en común los diferentes fondos artísticos de los respectivos museos de la Red». Somos conscientes que, para conseguir un resultado óptimo, hay que realizar un trabajo previo y conjunto de:

  • normalización, sistematización y consolidación de los datos
  • creación de un manual de procedimientos para conseguir consensuar metodologías documentales comunes

Con esta intención de llevar a cabo unas buenas prácticas documentales (que ya comentamos en nuestro artículo anterior que eran imprescindibles), la comisión tenía claro que los objetivos específicos debían ser:

  • conseguir unos datos unificados y cualitativamente óptimos para compartir
  • consolidar / compartir la información de forma automatizada, rápida y eficiente
  • mejorar en la formación de los usuarios de M+

¡Y en eso estamos trabajando desde 2014! A día de hoy ya conocemos el estado actual de la documentación en los museos integrantes de la Red, gracias a unas tablas que nos han permitido realizar una comparativa:

Ejemplo de una de las tablas enviada a los museos de la Red

Ejemplo de una de las tablas enviada a los museos de la Red

 

Extracto de la comparativa

Extracto de la comparativa obtenida de las preguntas realizadas a los museos de la Red

Durante estos dos años de reuniones y de feedback de información hemos podido:

-Realizar un estudio exhaustivo de los fondos de los museos implicados:

  • cuantificar los fondos de cada museo, si está informatizada toda la colección y a qué nivel (si son fichas completas, actualizadas…)
  • conocer cómo se han informado las obras, campos utilizados, etc.
  • conocer qué posibles problemas tendremos que afrontar conjuntamente

-Llevar a cabo un estudio preliminar de los diccionarios/tesauros de Museumplus, que nos permitirá:

  • comparar los diferentes descriptores y unificarlos ⇒ normalizar y sistematizar los vocabularios a compartir para evitar duplicidades de autoridades, etc.
  • elaborar un manual de procedimientos de cómo crear y validar nuevos descriptores ⇒ objetivo: conseguir una buena consolidación de datos, rápida en tiempo y recursos

-Conocer el sistema sobre el que trabajamos por si surgiera alguna incompatibilidad en la unificación de los datos. Ejemplo: Oracle, SQL server…

-Elegir los idiomas que se utilizarán y los campos en los que se introducirá la información

Nuestras próximas actuaciones serán:

  • revisar y normalizar los campos a compartir ⇒ normalizar protocolos
  • unificar términos ⇒ uso de los tesauros del Getty Research Institute (campo nombre del objeto, material) y CANTIC, ULAN, VIAF (campo autor)
  • crear una comisión de aprobación / creación de nuevos términos
  • evaluar periódicamente el proyecto

Cambio de los tesauros

El otro proyecto se refiere a nuestra experiencia como museo piloto en el cambio de los tesauros actuales de algunos de los campos de Museumplus (nombre del objeto y material) por el Art & Architecture Thesaurus (AAT) del Getty Research Institute.

Cuando en abril de 2015 el Servei de Suport Tècnic i Inventari del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya presentó en diversos museos de Cataluña su proyecto de documentación y normalización de vocabularios, el Museu Nacional se ofreció para ser uno de los tres centros piloto para implementar el AAT versión catalana en el campo “nombre del objeto”. Para este cambio, que se realizó con el apoyo tecnológico de una empresa externa, se marcó un calendario de trabajo de 10 semanas.

Extracto del tesauro que se ha sustituido por AAT

Extracto del tesauro “nombre del objeto” que se ha sustituido por AAT

Nuestro trabajo fue:

  • mapeo de términos: consistía en buscar, para cada uno de los términos utilizados en el tesauro previo, el término correspondiente en el tesauro nuevo (AAT). Partimos de 413 términos y la cifra final al cerrar la fase de mapeo fue de 446 (378 con correspondencia Getty y 68 sin correspondencia que, de momento, tenemos como términos propios). El objetivo final del mapeo no es buscar correspondencias entre “palabras”, sino entre “conceptos”. Eso significa que no basta con saber que existe un determinado término, por ejemplo ábaco, sino que es necesario saber si el objeto/s del museo que tenemos bajo el término ábaco es ábaco: ‘herramienta para hacer cálculos matemáticos’ o es ábaco: ‘moldura superior de un capitel’. Lo mismo ocurre al buscar el término en el tesauro Getty, que no es suficiente con buscar la palabra, se tiene que buscar el concepto.
  • revisión de la estructura del tesauro (creada por la empresa Nubilum)
  • revisión de la implementación del nuevo tesauro en Museumplus (empresa Zetcom)

Los inconvenientes que se nos han planteado durante el proceso del cambio del tesauro han sido diferentes:

  • La situación del tesauro previo no era la ideal, a causa de la inexistencia de mantenimiento y actualización por parte de la institución que lo creó, lo que ha ocasionado que, con el tiempo, cada museo haya ido añadiendo sus propios términos a medida que los iba necesitando. Algunos tesauros se han convertido en simples listas de palabras más o menos adecuadas.
  • Otra de las dificultades encontradas, aunque pueda parecer extraño, es la de haber trabajado con la versión catalana del AAT, que aún es una herramienta muy joven, poco trabajada para ser considerada la fuente principal de referencia. Buscar un término en catalán y encontrarlo o no encontrarlo no es ninguna garantía de que el concepto exista o no en el tesauro Getty. Somos conscientes de que, en principio, esta es una situación provisional y que a medida que el AAT vaya siendo utilizado, la versión catalana se irá arreglando. Por ahora, sin embargo, este hecho ha supuesto un inconveniente no previsto.
Ejemplo de cómo quedará el nombre del objeto

Ejemplo de cómo quedará el nombre del objeto con ATT implementado (a fecha de hoy, en versión de pruebas)

A pesar de los cambios positivos que puede suponer la implantación de una herramienta documental como el AAT, también se debe tener en cuenta que se trata de una herramienta y que lo que determinará el éxito o el fracaso de utilizarla será el uso posterior que hagamos. Si queremos que el nuevo tesauro sea un instrumento realmente útil, se tienen que establecer normativas de indexación y uso para asegurar la interoperabilidad entre museos, se tiene que mantener y actualizar la versión catalana, y se debe determinar que se hará con los términos sin correspondencia en el tesauro Getty. En ese sentido pensamos que será clave la colaboración entre el Servei Tècnic i Inventari de la Generalitat, el Termcat y los especialistas de los diversos museos.

Somos conscientes de que tenemos mucho trabajo por delante, pero un buen trabajo interdisciplinario, la colaboración entre museos y la voluntad de llevar a cabo proyectos que sumen esfuerzos ayudarán a conseguir una mejor construcción documental para los usuarios y para dar visibilidad a las tareas de los documentalistas y de los técnicos que trabajamos en estas vertientes tan primordiales en los museos.

¿Y vosotros, qué pensáis, la documentación es un trabajo gris?

Este artículo es la segunda parte del ya publicado La documentación en el Museu Nacional: ¿un trabajo gris?

Marta Masafret
y

Neus Conte
Documentació de Col·leccions

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