La documentació al Museu Nacional: una tasca grisa? /2

Neus Conte/Marta Masafret

En aquest segon article explicarem dos dels projectes en els quals estem col·laborant, com a tasques paral·leles i complementàries a les nostres tasques diàries de documentació.

Comissió tècnica de normalització i desenvolupament documental

El primer projecte és la participació a la Xarxa de Museus d’Art de Catalunya i, en concret, a la «Comissió tècnica de normalització i desenvolupament documental». La nostra funció és coordinar les tasques de la comissió, per aconseguir un dels objectius de la Xarxa: «posar en comú els diferents fons artístics dels respectius museus de la Xarxa». Som conscients que, per assolir un resultat òptim, cal fer un treball previ i conjunt de:

normalització, sistematització i consolidació de les dades
creació d’un manual de procediments per aconseguir consensuar metodologies documentals comunes

Amb aquesta intenció de dur a terme unes bones pràctiques documentals (que ja vam comentar al nostre article anterior que eren imprescindibles), la comissió tenia clar que els objectius específics havien de ser:

aconseguir unes dades unificades i qualitativament òptimes per a compartir
consolidar / compartir la informació de manera automatitzada, ràpida i eficient
millorar en la formació dels usuaris de M+

I en això estem treballant des de 2014! A data d’avui ja coneixem l’estat actual de la documentació als museus integrants de la Xarxa, gràcies a unes graelles que ens han permès fer-ne una comparativa:

Exemple d’una de les graelles enviada als museus de la Xarxa

Extracte de la comparativa obtinguda de les preguntes fetes als museus de la Xarxa

Durant aquests dos anys de reunions i de feedback d’informació hem pogut:

– Fer un estudi exhaustiu dels fons dels museus implicats:

quantificar els fons de cada museu, si està informatitzada tota la col·lecció i a quin nivell (si són fitxes completes, actualitzades…)
conèixer com s’han informat les obres, camps utilitzats, etc.
conèixer quins possibles problemes haurem d’enfrontar conjuntament

– Dur a terme un estudi preliminar dels diccionaris/tesaurus de Museumplus, que ens permetrà:

comparar els diferents descriptors i unificar-los ⇒ normalitzar i sistematitzar els vocabularis a compartir per evitar duplicitats d’autoritats, etc.
fer un manual de procediments de com crear i validar nous descriptors ⇒objectiu: aconseguir una bona consolidació de dades, ràpida en temps i recursos

– Conèixer el sistema sobre el qual treballem per si hi hagués alguna incompatibilitat en la unificació de les dades. Exemple: Oracle, SQL server…

– Triar els idiomes que es faran servir i els camps on s’introduirà la informació

Les nostres properes actuacions seran:

revisar i normalitzar els camps a compartir ⇒ normalitzar protocols
unificar termes ⇒ ús dels tesaurus del Getty Research Institute (camp nom de l’objecte, material) i CANTIC, ULAN, VIAF (camp autor)
crear una comissió d’aprovació / creació de nous termes
avaluar periòdicament el projecte

Canvi dels tesaurus

L’altre projecte es refereix a la nostra experiència com a museu pilot en el canvi dels tesaurus actuals d’alguns dels camps de Museumplus (nom de l’objecte i material) per l’Art & Architecture Thesaurus (AAT) del Getty Research Institute.

Quan l’abril de 2015 el Servei de Suport Tècnic i Inventari del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya va presentar a diversos museus de Catalunya el seu projecte de documentació i normalització de vocabularis, el Museu Nacional es va oferir per ser un dels tres centres pilot per implementar l’AAT versió catalana al camp “nom de l’objecte”. Per aquest canvi, que es va fer amb el suport tecnològic d’una empresa externa, es va marcar un calendari de treball de 10 setmanes.

Extracte de tesaure que s'ha substituït per AAT

Extracte del tesaurus “nom de l’objecte” que s’ha substituït per AAT

Les nostres tasques van ser:

mapeig de termes: consistia a buscar, per a cada un dels termes utilitzats al tesaurus previ, el terme corresponent en el tesaurus nou (AAT). Vam partir de 413 termes i la xifra final en tancar la fase de mapeig va ser de 446 (378 amb correspondència Getty i 68 sense correspondència que, de moment, tenim com a termes propis). L’objectiu final del mapeig no és buscar correspondències entre “paraules”, sinó entre “conceptes”. Això significa que no n’hi ha prou amb saber que existeix un terme determinat, per exemple àbac, sinó que hem de saber si l’objecte/s del museu que tenim amb el terme àbac és àbac: ‘eina per fer càlculs matemàtics’ o és àbac: ‘motllura superior d’un capitell’. El mateix passa en buscar el terme al tesaurus Getty, que no n’hi ha prou amb buscar la paraula, s’ha de buscar el concepte.
revisió de l’estructura del tesaurus (creada per l’empresa Nubilum)
revisió de la implementació del nou tesaurus a MuseumPlus (empresa Zetcom)

Els inconvenients que se’ns han plantejat durant el procés del canvi de tesaurus han estat diversos:

La situació del tesaurus previ no era la ideal, a causa de la inexistència de manteniment i actualització per part de la institució que el va crear, fet que va ocasionar que, amb el temps, cada museu hagués anat afegint els seus propis termes a mesura que els anava necessitant. Alguns tesaurus s’han convertit en simples llistes de paraules més o menys adequades.
Una altra de les dificultats trobades, tot i que pugui semblar estrany, és la d’haver treballat amb la versió catalana de l’AAT, que encara és una eina jove, poc treballada per ser considerada la font principal de referència. Buscar un terme en català i trobar-lo o no trobar-lo no és cap garantia que el concepte existeixi o no al tesaurus Getty. Som conscients que, en principi, aquesta és una situació provisional i que a mesura que l’AAT es vagi utilitzant, la versió catalana s’anirà arreglant. Ara com ara, però, aquest fet ha suposat un inconvenient no previst.

Exemple de com quedarà el nom de l’objecte amb AAT implementat (a data d’avui, en versió de proves)

Malgrat els canvis positius que pot suposar la implantació d’una eina documental com l’AAT, també s’ha de tenir en compte que es tracta d’una eina i que el que determinarà l’èxit o el fracàs d’utilitzar-la serà l’ús posterior que en fem. Si volem que el nou tesaurus sigui un instrument realment útil, s’han d’establir normatives d’indexació i ús per assegurar la interoperabilitat entre museus, s’ha de mantenir i actualitzar la versió catalana, i s’ha de determinar que es farà amb els termes sense correspondència al tesaurus Getty. En aquest sentit pensem que serà clau la col·laboració entre el Servei Tècnic i Inventari de la Generalitat, el Termcat i els especialistes dels diversos museus.

Som conscients que tenim molta feina per endavant, però un bon treball interdisciplinari, la col·laboració entre museus i la voluntat de dur a terme projectes que sumin esforços ajudaran a aconseguir una millor construcció documental per als usuaris i per donar visibilitat a les feines dels documentalistes i dels tècnics que treballem en aquestes tasques tan primordials als museus.

I vosaltres, què en penseu, la documentació és una tasca grisa?

Aquest article és la segona part del ja publicat La documentació al Museu Nacional: una tasca grisa?

Marta Masafret
i

Neus Conte

+ posts

Documentació de col·leccions

Neus Conte

Documentació de col·leccions

Blog del Museu Nacional d'Art de Catalunya