¡Que hablen las reservas!

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Mónica Baró, Neus Conte y Marta Masafret

Mónica Baró trabaja en el Museu Nacional desde el año 2004. Entró como estudiante en prácticas en el Departamento de Gestión Comercial y posteriormente ocupó una plaza vacante en el mismo departamento. Desde 2011 forma parte del equipo del Área de Registro y Exposiciones, donde ha desarrollado diversas tareas. Actualmente es técnica en el Departamento de Registro.

Neus Conte trabaja en el museo desde el año 1990. Entró para introducir las colecciones del antiguo Museu d’Art Modern en la base de datos que se utilizaba en aquella época (DATAPRO). Siempre se ha dedicado a la gestión de la documentación de las colecciones. Actualmente es la responsable del sistema de gestión MuseumPlus, en el Área de Registro y Exposiciones.

Marta Masafret Seoane trabaja en el museo desde el año 1997. Empezó como estudiante en prácticas en el Departamento de Archivo, donde después trabajó hasta el año 2010. Actualmente forma parte del equipo del Área de Registro y Exposiciones como técnica en la Sección de Documentación de Colecciones, que se ocupa de la administración del Sistema de Gestión de Colecciones (MuseumPlus).

A menudo, cuando visitamos un museo no somos conscientes de que las obras expuestas en sus salas son solo una reducida parte de su fondo. La mayoría de los museos, especialmente los públicos y/o de la magnitud del Museu Nacional d’Art de Catalunya, tienen la mayor parte de su colección custodiada en lo que se llaman reservas, unos almacenes donde se guardan las obras que no se exponen.

En este apunte queremos esbozar el trabajo de fondo que el pequeño equipo de Registro está llevando a cabo en estas reservas. Podemos asegurar que adentrarnos en ellas se está convirtiendo en una motivación: aplicamos lo que sabemos por nuestra experiencia en el mundo museístico y, a cambio, las reservas, a su manera, nos muestran la singularidad de cada una de las obras que contienen.

La correcta gestión de las reservas es primordial, tanto desde el punto de vista documental (localización de las obras en todo momento), como desde el punto de vista logístico (optimización de los espacios). Éste fue el motivo por el que el Departamento de Registro presentó un plan general de actuación sobre las reservas del museo con el objetivo de optimizar espacios y revisar a fondo cada uno de los almacenes, para llevar a cabo un estudio exhaustivo de las necesidades, problemáticas y mejoras a realizar en un futuro a corto y medio plazo.

Actualmente, el Museu Nacional dispone de diecinueve espacios de reserva en los que las obras se distribuyen según sus características físicas (de piedra, madera, papel, etc.), ya que cada material tiene necesidades de conservación distintas. En todos los espacios se siguen los protocolos de control ambiental, limpieza y seguridad.

Empezamos este proyecto en marzo de 2021 trabajando en las reservas que hacía más tiempo que no se habían revisado porque custodian obras que normalmente no se mueven. Por ejemplo, en las reservas RS2 y RS3 encontramos obras de piedra, mármol, alabastro, bronces y terracota de grandes dimensiones, y en la RS1 obras pequeñas que se deben custodiar en armarios cerrados con llave y cámara de seguridad para evitar perderlos.

El sistema de revisión era sencillo: debíamos ir a cada reserva y verificar que todos los objetos de ese espacio concreto tuvieran la ficha correspondiente en el Sistema de Gestión Documental del museo (MuseumPlus) y que la información sobre su localización fuese la correcta.

Reserva RS2.

No había un plazo concreto para hacer la revisión, ya que no se sabía exactamente cuál sería el ritmo de comprobación ni cuánto tiempo tendríamos para llevarlo a cabo, porque era necesario realizarlo en paralelo al resto de actividades y funciones propias del departamento. En un principio pensamos que sería una tarea relativamente rápida, pero casi desde el primer día comprobamos que no sería así, puesto que empezamos a detectar objetos sin inventariar, sin siglar, con números de inventario duplicados, espacios que no estaban bien señalizados, obras que no podíamos manipular, etc.

Así, nos dimos cuenta de que era necesario replantear la forma de hacer la revisión y aprovechar para llevar a cabo las siguientes actuaciones:

  • Renumerar las reservas, utilizando las recomendaciones de Re-Org con la ayuda de nuestro compañero Benoît de Tapol, técnico de Restauración y Conservación Preventiva.
  • Fotografiar, tomar medidas y crear un documento con aquellas obras sin inventariar que íbamos encontrando y donde se anotarían, también, otros tipos de incidencias.
  • Señalizar las nuevas ubicaciones con la nueva nomenclatura.

Trabajando en la RS1.

El cambio de la nomenclatura de los tesauros actuales de ubicación por el tipo de numeración, recomendado por Re-Org, ha comportado la modificación de los descriptores del tesauro de ubicación y que convivan las dos nomenclaturas, la antigua y la nueva, que se va cambiando a medida que se revisa la reserva concreta.

Nomenclatura antigua de las reservas / Nomenclatura nueva

A la vez que se cambia el tesauro en el MuseumPlus, se incorpora la nueva nomenclatura a las reservas.

Antiguo topográfico RS3 / Nuevo topográfico RS3 según Re-Org

Es importante comentar que en algunas de las incidencias encontradas, como obras sigladas con una numeración antigua, esta numeración nos ha permitido realizar un estudio de su procedencia. En algunos casos, hemos encontrado obras etiquetadas con la numeración del catálogo del Museu Provincial, lo que nos ayudaba a conocer cómo habían ingresado (donación, compra, etc.) y, a menudo, cuál era la fuente de ingreso. En este punto, era necesario revisar los archivos antiguos y los libros de registro para poner el número originario con el que se inventarió la obra.

Os presentamos un ejemplo muy excepcional para ilustrarlo: una obra que no tenía etiqueta con número de inventario pero que sí estaba siglada. En nuestra lista inicial de trabajo extraída del programa MuseumPlus la obra tenía un número de registro distinto. Con estos datos consultamos las fichas antiguas y el libro de registro, que nos confirmó que el número correcto era el de la lista inicial, en este caso el correspondiente al 153314-000, y que el número siglado, el 69378, pertenecía a otra obra. Por esta razón es necesario borrar el siglaje, así evitaremos dudas en el futuro. Esta información (número siglado) se añadió a la ficha de MuseumPlus como número antiguo. Posiblemente, los responsables de esta tarea duplicaron ese número de inventario y cuando se dieron cuenta del error cambiaron el número en esta obra por uno nuevo, pero sin borrar el siglaje, lo que a fecha de hoy nos ha vuelto a hacer dudar y nos ha llevado a comprobar de nuevo las fichas antiguas. Ahora ya tenemos anotado en nuestra recopilación de incidencias que debe borrarse el número de inventario erróneo y siglar el número correcto.

Durante este tiempo, nuestro trabajo ha progresado. Finalizada la revisión de cuatro de las reservas del museo (RS1, RS2, RS3, RS4) y teniendo en cuenta la cantidad de incidencias detectadas y los pocos medios de que disponemos, creemos que es necesario añadir los siguientes parámetros/elementos al proyecto con el objetivo de maximizar el tiempo y los recursos:

  • Crear una comisión de estudio (con conservadores, especialistas, restauradores) de las obras que no están introducidas en el MuseumPlus con el fin de que se decida si se inventarían o no. En caso negativo, realizar un estudio paralelo del destino que deben tener estas obras: una posibilidad sería alquilar un almacén externo donde depositarlas temporalmente, por ejemplo. Así se conseguiría ganar espacio en las reservas.
  • Establecer un equipo de trabajo de siglaje (con técnicos de Registro, Museografía y Restauración) que permitiría que todas las obras estuvieran correctamente inventariadas. Muchas obras solo tienen etiquetas de papel que las identifican, que se deterioran, pueden caerse y perderse, lo que complica el reconocimiento posterior.
  • Formar a un equipo de trabajo (con personal de Registro) para estudiar obras sigladas con una numeración antigua, con el objetivo de averiguar la procedencia.

Actualmente estamos inmersas de lleno en la mejora de las reservas. Nuestro objetivo, que era que ninguna pieza se quedara sin referenciar, se está llevando a cabo con éxito. Es un trabajo muy minucioso pero que, con dedicación y constancia, conseguiremos finalizar. Este es el momento de prever cómo queremos que sean nuestras reservas en un futuro relativamente cercano, y quizás sería también la ocasión de analizar, estudiar e implementar nuevas metodologías de control de las obras y movimientos (vía GPS, código de barras, chips, etc.) que nos ayuden en la actualización de las ubicaciones de las obras para aliviar la ardua tarea diaria de los técnicos: esto nos permitiría saber en todo momento dónde está una obra y cuál es la que tenemos delante. Por otro lado, debemos conseguir optimizar el almacenamiento, ya que actualmente estamos agotando la capacidad que tienen las reservas; el estudio de la significancia de las obras nos permitirá ganar algo de espacio, por eso es importante tener todas y cada una de las obras que se encuentran en las reservas registradas y ubicadas en lugares determinados y agrupadas, por ejemplo, según si son reproducciones, moldes, obras que forman conjuntos, etc.

Tal y como hemos comentado anteriormente, la posibilidad de depositar en un almacén externo obras no patrimoniales y de menor significancia contribuiría a que las reservas anexadas al museo respiraran un poco más. Sin embargo, la necesidad de nuevos espacios donde custodiar obra se está convirtiendo en una realidad incuestionable.

Hasta aquí esta exposición de nuestra experiencia en la gestión y revisión de las reservas del museo, una tarea imprescindible pero poco conocida que nos obliga a trabajar de forma lenta pero firme y que evidencia la importancia de conocer las obras que custodia el museo. Ahora más que nunca las reservas están vivas, empiezan a dialogar con nosotros, solo tenemos que pararnos a escuchar lo que nos quieren decir. Tienen muchas historias detrás que todavía no conocemos y que seguro anhelan ser narradas.

No queremos terminar este apunte sin agradecer especialmente el asesoramiento de Benoît de Tapol, que nos ha ayudado en la nueva numeración de las salas, siguiendo las recomendaciones de Re-Org, y el apoyo y ayuda de las estudiantes en prácticas Paula Buades y Lorena Spelucin.

Para saber más:

Tapol, Benoît de. Mejorar el uso y la gestión de las colecciones almacenadas [en línea] en el Blog del Museu Nacional d’Art de Catalunya https://blog.museunacional.cat/millorar-lus-i-la-gestio-de- las-colecciones-almacenadas/

Elías de Molins, A., Catálogo del Museo Provincial de Antigüedades de Barcelona, Barcelona, 1888

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