El reto de organizar un congreso: el work in progress del XVI Congreso Nacional de Numismática

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Albert Estrada-Rius
XVI Congreso Nacional de Numismática

XVI Congreso Nacional de Numismática

La intención de este post es, sin ambages, explicar la génesis, los retos y preparativos previos a la celebración del XVI Congreso Nacional de Numismática que el museo acogerá del 28 al 30 de noviembre. Tiene por título Tesoros y hallazgos monetarios: protección, estudio y musealización y convoca a la comunidad numismática a poner en común y debatir las últimas investigaciones vinculadas al tema. Se trata aquí de compartir la experiencia entre bambalinas, más que de teorizar sobre ello. El desarrollo de los tres días de congreso lo podrán vivir todos los que se inscriban o bien, cuando se publiquen las actas y se incluya la crónica oficial del congreso, tengan la curiosidad de leerlas.

Los museos ofrecen una sede natural muy competitiva para la celebración de encuentros científicos. Un congreso, en sus diversos formatos, continúa siendo un foro imprescindible de encuentro de profesionales de un ámbito determinado, de puesta en común de experiencias e intercambio de investigaciones y, en definitiva, de generación y potenciación del conocimiento. La institución museística es también una plataforma privilegiada para asumir parte del reto de difundir el conocimiento que se abre con su clausura. En este contexto aporta, además, un valor que no pueden ofrecer otras sedes tradicionales de encuentros científicos: la inestimable inmediatez con las colecciones que son el centro y la razón última de la existencia del museo.

Tenemos claro la importancia de celebrar un congreso y que el museo sea el anfitrión. Pero ¿cuándo y cómo arranca el proceso de organización?

Orígenes del Congreso de Numismática

El Congreso Nacional de Numismática (CNN) es el foro de referencia en materia numismática en el terreno estatal y, dada su larga trayectoria, el de más tradición. La primera edición tuvo lugar en Zaragoza en 1972, mientras que el precedente inmediato, la XVª edición, es la que acogió el Museo Arqueológico Nacional en 2014 para su reapertura después de una larga remodelación. Actas del CNN celebrado en el Museo Arqueológico Nacional el 2014

Actas del CNN celebrado en el Museo Arqueológico Nacional el 2014El titular actual de los derechos de organización del CNN es la Sociedad Iberoamericana de Estudios Numismáticos (SIAEN). Este ente convoca los congresos en colaboración con una institución que asume la organización material. El hecho de ser vocal de su Junta Directiva desde 2012 ha sido crucial para conseguir que el congreso se pueda celebrar este año en el Museu Nacional. El acceso a las sesiones, el trato con el resto de miembros de la Junta y la oportunidad de trasladar esta actividad al Gabinete Numismático de Cataluña (GNC), de manera directa facilitan una posición privilegiada de confianza para conseguir que la propuesta de la candidatura prospere.

Tesoro de Sant Pere de Rodes, primer cuarto del siglo XVI

Tesoro de Sant Pere de Rodes, primer cuarto del siglo XVI

 

Cazando al vuelo la oportunidad

Tenemos un objetivo, el contexto propicio y solo falta que surja la oportunidad y salte la chispa que encienda el proceso. En esta ocasión la posibilidad de organización del próximo congreso se precipitó al plantearse en una de las sesiones fuera del orden del día previsto. Vista la oportunidad era necesario cogerla o dejarla pasar. Es un paso que, personalmente, crea una cierta sensación de vértigo por lo que supone de asunción de un riesgo imprevisto, que va de plantear una oferta de organización sin tener todavía el acuerdo formal del museo, ni la aceptación de la SIAEN. Es cierto que la propuesta se hizo, como no podía ser de otro modo, condicionada a obtener a posteriori el apoyo del museo.

Lo más lógico y aconsejable, sin embargo, es tener presente la posibilidad de organizar el congreso, trabajar la propuesta internamente y poder presentar el proyecto a la consideración de los titulares de los derechos cuando se convoque la oferta. Ahora bien, la realidad no siempre de adecúa a los tiempos y a los procedimientos de los manuales al uso y aquí entra, por un lado, la capacidad de reacción e improvisación y, por el otro, la asunción del riesgo que se comentaba más arriba, aunque era un riesgo controlado, dada la flexibilidad, la apertura del museo y la asunción de la investigación como eje estratégico.

Arquitectura del congreso

Apalabrado, con todas las reservas, la celebración del congreso en la reunión de la Junta Directiva y obtenida, con posterioridad, la complicidad del museo era necesario, ahora sí:

  • la presentación de una propuesta firme del tema
  • un programa provisional
  • la selección de ponentes invitados
  • la composición del comité científico
  • la composición de la secretaría técnica
  • la financiación

Ya como director científico, en este punto, se está inmerso en un sistema de doble confianza entre la SIAEN, por un lado, y el museo, por el otro. Hay que buscar un tema que entusiasme y, a su vez, tenga una actualidad científica que haga necesario y útil en encuentro. Repartir las ponencias es un ejercicio entre la diplomacia y la construcción de equilibrios de la profesión, por un lado, y la búsqueda de los mejores especialistas en los temas que se proponen para conseguir la excelencia, por el otro. Que en los últimos años hayan aparecido una serie de tesoros muy destacados y en algún caso tan mediáticos como el de Tomares (Sevilla) o que haya surgido con fuerza recurrente el debate sobre la protección y recuperación de los pecios de la carrera de Indias con tesoros hundidos como el de la fragata Mercedes o el del San José, justifican la propuesta de tema elegido. De la valoración de todo surge el programa básico dividido en sesiones temáticas encabezadas por las ponencias adecuadas. Una vez que el programa es aprobado por el museo y por la SIAEN se concluye la primera fase preparatoria.

Tesoro de Les Encies, finales del siglo III a. C. – inicios del siglo II a. C.

Tesoro de Les Encies, finales del siglo III a. C. – inicios del siglo II a. C.

En paralelo al diseño de la arquitectura científica del congreso hay que asegurar los fundamentos económicos que permitan su celebración. Las directrices de la dirección del museo fueron claras, en el sentido de que el congreso solo podía ser viable si se conseguían recursos externos suficientes que supliesen los déficits presupuestarios que arrastraba el museo. Con esta premisa era imprescindible buscar mecenazgo, patrocinio, alianzas y complicidades. La Antigua Fábrica de Medallas Ausió entra en este punto para asumir los gastos de organización del evento y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre se compromete a la edición de las actas posteriores.

Organización interna

La totalidad del equipo del museo se pone en marcha con el motor del Departamento de Actividades para la parte técnica y el Gabinete Numismático para la científica, para hacer efectivo el congreso, una vez aprobado el proyecto por el museo y la SIAEN con la firma de un convenio de colaboración y asegurada la financiación y la edición de las actas. Se suceden las reuniones de presentación del proyecto, de coordinación de la actividad, de preparación y cierre del presupuesto. Los departamentos de actividades, de comunicación, de publicaciones, de gestión de público, de comunicación digital, museología, infraestructuras, exposiciones y protocolo asumen sus papeles respectivos y el congreso empieza a tomar forma materialmente.

Así, por ejemplo, se elige la imagen que identificará al congreso, que es el emblemático tesoro de la Neapolis de Emporion hallado en 1926, y se diseñan los primeros elementos que deben difundir el evento. Se piensa, prepara y reserva el espacio que ocupará en congreso dentro del museo. Se cierra y publica el programa en la web del museo, se abre el plazo de preinscripciones de pósteres y comunicaciones. Empiezan a llegar las propuestas y la secretaría técnica y el comité científico se ponen en marcha en su selección definitiva hasta cuadrar horarios de sesiones y cerrar el programa final. Mientras tanto, des de Actividades prevén todo lo relativo a la logística. Los hoteles y los viajes de los ponentes, la organización de las pausas café entre sesiones y pactar los restaurantes en los que los asistentes podrán ser acogidos.

El Gabinete Numismático de Cataluña, como responsable científico del evento, propone y prepara algunas actividades para desarrollar durante el congreso, en dos direcciones complementarias: 1) contextualizar e integrar la reunión a la realidad del museo o, lo que es lo mismo, que el museo entre en el congreso y 2) vincular a los asistentes con la vida del museo y, sobre todo con sus colecciones o, igualmente, que los participantes no estén en una burbuja y recorran el museo.

Se concretan tres intervenciones:

  • en las vitrinas de la entrada de la biblioteca del museo Joaquim Folch i Torres se prepara una muestra entorno a la Antigua Fábrica de Medallas Ausió, que es la patrocinadora del congreso. Se aprovechará la ocasión para revalorizar esta empresa que operó entre principios del siglo XX y 1970, y el material diverso (medallas, instrumentos de acuñación y documentos) que ha ofrecido en donación al museo en los últimos años.
  • se prepara, con la colaboración de los conservadores de las áreas implicadas, un itinerario por las salas de arte gótico y del Renacimiento y barroco, remodeladas recientemente, con el hilo conductor de descubrir y comentar los aspectos que tienen relevancia numismática.
  • se preparan dos propuestas complementarias al tema central del congreso, destinadas a poner al alcance de los asistentes los tesoros y hallazgos que conserva el GNC. Se concreta con la preparación de una vitrina con los tesoros usualmente guardados en la reserva y continúa con la propuesta de un itinerario por los tesoros del GNC expuestos en la sala permanente de numismática.

Todas estas actividades tienen que acabar teniendo su reflejo en la web del museo y en la colección online, que quedarán completadas en materia de tesoros de la colección. Será uno de los legados del evento.

 

Col·lecció online del Gabinet Numismàtic de Catalunya al web del Museu Nacional

Col·lecció online del Gabinet Numismàtic de Catalunya al web del Museu Nacional

También se buscan colaboraciones y se tejen complicidades con el vecino Museu d’Arqueologia de Catalunya que acogerá a los participantes al acabar la segunda de las sesiones de tarde y que, en atención al tema del congreso, prepara una vitrina con los dos grandes tesoros que custodia, el de moneda islámica de Tortosa y el de moneda castellana de la playa del Estanyol en Sitges.

No se puede olvidar la elección y preparación del welcome pack que tienen que recibir los asistentes: el programa, el libro de resúmenes y algunos obsequios, entre los que se encuentran una gentileza dulce del Museu de la Xocolata y algunos libros publicados por el museo y relacionados con los tesoros propios. Esta parte es importante porque el recibimiento en la recepción del final de la primera sesión que ofrecerá el museo a los asistentes y los materiales entregados son la primera imagen del congreso, pero también, del museo y de la ciudad que lo acoge.

En fin, ¡todo está a punto! Y un poco como en los espectáculos, ¡solo falta que llegue el día de la inauguración y empiece el congreso! Os esperamos…

Enlaces relacionados

Itinerario “De un vistazo” de Numismàtica

Catálogo de numismática del Museu Nacional d’Art de Catalunya

Programa del XVI Congreso Nacional de Numismática (pdf, 231 kb)

Albert Estrada-Rius
Gabinet Numismàtic de Catalunya

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