Apuntes de gestión: reflexión y práctica en el Museu Nacional d’Art de Catalunya /2

17 de septiembre de 2015

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Josep M. Carreté

Inicio de las sesiones de trabajo interno para la Estrategia 2017. Para generar ideas innovadoras nos instalamos en un lugar inhabitual

Este artículo es la continuación de Apuntes de gestión: reflexión y práctica en el Museu Nacional d’Art de Catalunya /1

El Museu Nacional, en el proceso de renovación de la gestión, apostó por la implantación de tres proyectos:

E-administración

El primer proyecto ha comportado una inversión económica gradual para disponer de las herramientas informáticas y de gestión necesarias para ir avanzando en la implantación de la administración electrónica. Es un proceso largo. La puesta en marcha está siendo complicada dadas las dificultades económicas actuales. Por eso, para nosotros, una apuesta clara por la simplificación y modernización de procesos y, como veremos, una solución absolutamente complementaria a los procesos de RS.

Gestión por proyectos

El segundo, la gestión por proyectos, conocida desde hace años en el mundo de la gestión, nos está permitiendo flexibilizar el organigrama del museo y dar la responsabilidad de coordinación de cada uno de los proyectos a diferentes personas, independientemente de su posicionamiento jerárquico. Este sistema nos está permitiendo de “facto” trabajar en una estructura más llana y de una manera mucho más transversal.

Equipo de impulso y uno de los grupos de trabajo

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El valor añadido del trabajo por proyectos es de sobras conocido. Se trata de implementar cosas tan obvias pero a su vez tan importantes como:

el trabajo en equipo
afrontar proyectos haciendo que las diferentes áreas y personas implicadas participen desde el principio
identificar proyectos clave
establecer procesos de mejora continua
y, lo más esencial, hacer que el máximo número de trabajadores se implique y se comprometa en el día a día y en el futuro del museo

Responsabilidad Social

El tercer proyecto, y más integral en el ámbito de gestión, ha sido la puesta en marcha del proceso que nos tenía que llevar a conseguir, en 2013, la certificación europea de Responsabilidad Social Corporativa IQNEet SR10. El Museu Nacional ha sido la primera institución cultural del Estado en obtener dicha certificación.

El director del museo, Pepe Serra, recibiendo el diploma de la certificación

Público asistente al acto, diciembre de 2013

Consideramos que es una herramienta esencial para contribuir al desarrollo sostenible, y para realizar nuestra actividad según los principios de responsabilidad social internacionalmente reconocidos: rendición de cuentas, transparencia, comportamiento ético, respeto a los intereses de nuestros grupos de interés, respeto al principio de legalidad y a la normativa internacional de comportamiento y respeto por los derechos humanos.

Es una herramienta de gestión basada en el principio básico en el mundo empresarial de Plan-Do-Check-Act, ‘Planificación-Ejecución-Evaluación-Actuación’. Esta sistemática comporta una autoevaluación que, de la misma manera que en la gestión por proyectos, nos conduce a un proceso de mejora continua en los hitos que se quieren llevar a cabo. Actualmente estamos trabajando en los tres vectores de la sostenibilidad: el económico, el social y el ambiental. Este sistema de gestión, muy similar a los sistemas de calidad total, se diferencia de los demás por la participación de todos los grupos de interés relacionados con el museo y porque todos los objetivos han sido sometidos al Código Ético [pdf] y a la Política de Responsabilidad Social [pdf] que impregnan y condicionan todas las acciones que se quieren implantar con posterioridad a través de la gestión del día a día.

Recientemente se ha constituido el Consejo Social. Lo forma una nutrida representación de trabajadores de la casa y se han incorporado representantes de los diferentes grupos de interés del entorno del museo (proveedores, patrocinadores, administraciones públicas, usuarios, vecinos, etc). La función del Consejo Social no es otra que ayudar a marcar nuevos objetivos y evaluar el grado de consecución de los establecidos con antelación. A parte de estos sistemas de participación y evaluación, todo es evaluado por una auditoría externa que vela por el funcionamiento del sistema de forma global y que obliga a realizar una tarea continua para mantener la acreditación europea de responsabilidad social.

Los programas comunitarios del museo están dirigidos a ampliar el acceso de las personas a la cultura

Para ir consolidando este modelo de gestión, próximamente hemos dado un paso más al destinar a un técnico del museo a realizar un seguimiento de la implantación de la gestión por proyectos y del sistema de RS. A lo largo de este tiempo hemos podido constatar que la cotidianidad y las urgencias del trabajo diario, en ocasiones, pueden dificultar la implementación de las mejoras procedentes del análisis y la evaluación de los proyectos. Por lo tanto, la tarea de esa persona consistirá en realizar los trabajos de análisis y evaluación de los proyectos para asegurar que las conclusiones y mejoras que se extraigan pueden revertir en la organización. Asimismo, esta figura será responsable de la implementación del sistema de Responsabilidad Social Corporativa en el que los trabajadores del museo hemos depositado una gran cantidad de energía y muchas esperanzas en lo referente a la mejora del funcionamiento interno y el posicionamiento futuro del museo en el ámbito cultural, social, económico y ambiental.

A modo de conclusión, decir que con la implementación de la e-administración y con las nuevas herramientas de gestión de las que nos estamos dotando, se está ayudando a que el museo consiga los objetivos marcados en la Estrategia 2013-1017. Todo ello tiene que permitir al Museu Nacional d’Art de Catalunya poder incrementar la calidad y el volumen de los servicios que ofrecemos día a día a nuestros visitantes y mejorar el posicionamiento de los museos en el mundo cultural, social y económico del país.