La documentación en el Museu Nacional: ¿un trabajo gris?

25 de febrero de 2016

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Neus Conte/Marta Masafret

El Museu Nacional gestiona un volumen grande y diverso de objetos de arte, unas 290.000 obras distribuidas en las diferentes colecciones: arte románico, arte gótico, arte del Renacimiento y barroco, arte moderno (incluida fotografía patrimonial), Gabinete de Dibujos y Grabados y Gabinete Numismático. Del total de las obras, 164.500 están documentadas en el programa informático de gestión de colecciones MuseumPlus, administrado por la Unidad de Documentación de Colecciones del museo. La información de las obras en MuseumPlus está alimentada por los conservadores y restauradores, y también por los técnicos de los departamentos de Registro y de Exposiciones.

Pestaña “identificación” del módulo colección de MuseumPlus

Museumplus no es el primer sistema de gestión que utilizamos en el museo. Anteriormente se había usado DAC-Documentación Asistida de Colecciones, que empezó a funcionar en 1993 hasta que, dadas sus carencias a escala de trabajo en redes y de obsolescencia de la plataforma tecnológica, se inició una intensa tarea de evaluación de sistemas de gestión de colecciones. Por último, en octubre de 2006, empezamos a trabajar con MuseumPlus, que fue el programa elegido y adquirido por la Generalitat de Catalunya para la documentación y gestión de las colecciones de patrimonio mueble en Cataluña.

Trabajar en la documentación de un museo puede parecer un trabajo muy gris y poco motivador, pero es imprescindible, ya que significa estar al cargo de inventariar, informatizar, ordenar y sistematizar la información resultante de adquisiciones, control, conservación, restauración e investigación de los fondos del museo.

Pantalla del módulo “exposiciones”

Ejemplo de informe con las obras de una exposición, por prestadores

En nuestro museo, esta tarea es realmente ardua, dada la cantidad ingente y heterogénea de obras custodiadas. Si añadimos la estructura compleja de los diferentes departamentos técnicos implicados y los diversos procesos, provoca que el volumen de trabajo y la mecanización de las tareas se consideren un trabajo “menor”, que nadie está “motivado” para realizar, pero que todos reclaman para el resto de actividades y proyectos del museo.

Pros y contras

Pasados 9 años desde el inicio del uso de MuseumPlus, podemos decir que ha comportado grandes cambios en el terreno de la gestión:

disponemos de una herramienta rápida de explotación y de recuperación de la información introducida
es flexible
tiene un buen funcionamiento en red
permite automatizar las tareas de los técnicos, y
garantizar la calidad y la sistematización de los datos

Hay que decir, en su contra, que actualmente se encuentra bajo una plataforma tecnológica obsoleta que sería necesario mejorar, que no es un software perfecto y que tiene sus limitaciones tanto de programación como de servicio técnico. Estamos convencidos que hacen falta algunas mejoras de “base” para conseguir resultados óptimos en cuanto a la entrada masiva de registros, la explotación de los datos y la salida de la información en web capaz de generar metadatos en los diferentes formatos estándares. Expertos en documentación de varios museos de la Red de Museos de Arte de Cataluña y también por parte de Patrimoni de la Generalitat están analizándolo y debatiendo vías de posible mejora.

Objetivos de la documentación de colecciones

Desde Documentación de Colecciones, intentamos llevar a cabo un conjunto de tareas y operaciones orientadas a disponer de una información normalizada que permita una representación unívoca del objeto y que facilite su recuperación:

normalizar, automatizar y vehicular todos los procesos de gestión integral de la documentación mediante mecanismos y procedimientos de control, normalización y sistematización
analizar y planificar las necesidades de información, garantizando unos datos de calidad si se usa la normativa establecida –manuales de usuario, manual de procedimientos– y se siguen las pautas de la dirección y del plan estratégico
diseñar políticas de información y desarrollar estrategias técnicas y de gestión

Se intenta establecer prioridades, trabajo en equipo con el resto de técnicos especializados y planificar de forma adecuada para alcanzar una transparencia y claridad del servicio, mayor eficacia y rapidez en los procesos de trabajo:

evaluar periódicamente la calidad del sistema y de los datos, mantenimiento y uniformidad; el seguimiento del proyecto, comparación periódica de las previsiones, y la cantidad de tareas y los recursos invertidos
conseguir un buen intercambio de datos con otros sistemas de gestión del museo –gestor documental, web–. Hemos hecho accesibles al público más de 8.600 obras en la colección online, que a lo largo de este año y en años futuros incrementaremos notablemente.

MuseumPlus es una herramienta útil pero no perfecta, que hemos adaptado a nuestras necesidades. Permite aligerar las tareas diarias de los técnicos y ofrece acceso, explotación y recuperación de la información correctos, rápidos y seguros, siempre que se tengan bien delimitados los circuitos y las responsabilidades de cada una de las tipologías de usuarios, y que la toma de decisiones asegure el buen funcionamiento del sistema y la fidelización de los usuarios. Pero conseguirlo no es una tarea fácil y es necesaria una buena coordinación con el resto de áreas del museo y con otras instituciones –Generalitat de Catalunya, empresa desarrolladora–.

Pantalla del módulo “restauración”

Proyectos

Llevar a buen puerto este proyecto ayuda al Museu Nacional en su reto de ser uno de los grandes museos de Europa, ya que disponemos de la herramienta y los recursos necesarios para potenciar la difusión de las colecciones del museo, como Europeana; beneficia a todos los usuarios, que han visto cambiadas y mejoradas las rutinas de trabajo y la asignación de recursos y, sobre todo, ha contribuido a realizar un salto tecnológico y metodológico en las tareas diarias, en cuanto a la calidad de los datos y a su control y revisión. La ampliación de la colección online será un gran paso para hacer más accesibles las colecciones y el conocimiento generado a partir del trabajo experto de investigación y análisis de las obras.

Los últimos dos proyectos en los que hemos estado colaborando desde Documentación han sido la coordinación en la Comisión técnica de normalización y desarrollo documental de la Red de Museos de Arte y como museo piloto en la revisión del campo “nombre del objeto” para implementar el tesaurus Art & Architecture Thesaurus (AAT) del Getty Research Institute. Estas experiencias son las que explicaremos en un nuevo artículo de este blog.