Mónica Baró, Neus Conte i Marta Masafret
Mónica Baró treballa al Museu Nacional des de l’any 2004. Va entrar com a estudiant en pràctiques al Departament de Gestió Comercial i posteriorment va ocupar una plaça vacant que hi havia al mateix departament. Des de l’any 2011 forma part de l’equip de l’Àrea de Registre i Exposicions, on ha desenvolupat diverses tasques. Actualment és tècnica al Departament de Registre. Neus Conte treballa al museu des de l’any 1990. Hi va entrar per introduir les col·leccions de l’antic Museu d’Art Modern a la base de dades que es feia servir en aquells moments (DATAPRO). Sempre s’ha dedicat a la gestió de la documentació de les col·leccions. Actualment és la responsable del sistema de gestió Museumplus, a l’Àrea de Registre i Exposicions. Marta Masafret Seoane treballa al museu des de l’any 1997. Va començar com a estudiant en pràctiques al departament d’Arxiu, on després va treballar fins a l’any 2010. Actualment forma part de l’equip de l’Àrea de Registre i Exposicions com a tècnica a la Secció de Documentació de Col·leccions, que s’ocupa de l’administració del Sistema de Gestió de Col·leccions (MuseumPlus).
Moltes vegades, quan anem a visitar un museu no som conscients que el que hi ha exposat a les sales és només una reduïda part del seu fons. La majoria dels museus, especialment els museus públics i/o de la magnitud del Museu Nacional d’Art de Catalunya, tenen la major part de la seva col·lecció custodiada en el que s’anomenen reserves, uns magatzems on es guarden les obres que no s’exposen.
En aquest apunt us volem explicar amb quatre pinzellades el treball de fons que el petit equip de Registre està portant a terme en aquestes reserves. Us podem assegurar que endinsar-nos-hi s’està convertint en una motivació: apliquem el que sabem per la nostra experiència en el món museístic i, a canvi, les reserves, a la seva manera, ens mostren la singularitat de cadascuna de les obres que contenen.
La gestió correcta de les reserves és cabdal, tant des del punt de vista documental (localització de les obres en tot moment), com des del punt de vista logístic (optimització dels espais). Aquest va ser el motiu pel qual el Departament de Registre va presentar un pla general d’actuació de les reserves del museu amb l’objectiu d’optimitzar espais i revisar a fons cadascun dels magatzems per dur a terme un estudi exhaustiu de les necessitats, problemàtiques i millores a fer en un futur a curt i mitjà termini.
Actualment, el Museu Nacional disposa de dinou espais de reserva en els quals les obres es distribueixen segons les seves característiques físiques (de pedra, de fusta, de paper, etc.), ja que cada material té necessitats de conservació diferents. A tots els espais se segueixen els protocols de control ambiental, neteja i seguretat.
Vam començar aquest projecte el març de 2021 treballant les reserves que feia més temps que no s’havien revisat perquè custodien obres que normalment no es mouen. Per exemple, a les reserves RS2 i RS3 trobem obres de pedra, marbre, alabastre, bronzes i terracota de grans dimensions, i a la RS1 obres petites que cal custodiar en armaris tancats amb clau i càmera de seguretat per evitar perdre-les.
El sistema de revisió era senzill: calia anar a cada reserva i verificar que tots els objectes d’aquell espai concret tinguessin la fitxa corresponent al Sistema de Gestió Documental del museu (MuseumPlus) i que la informació sobre la seva localització fos la correcta.
Reserva RS2.
No hi havia un termini concret per fer la revisió, ja que no se sabia exactament quin seria el ritme de comprovació ni el temps de què disposaríem per fer-ho, perquè calia dur-ho a terme en paral·lel amb la resta d’activitats i funcions pròpies del departament. D’entrada pensàvem que seria una tasca relativament ràpida, però gairebé des del primer dia vam veure que no seria així, ja que vam començar a detectar objectes sense inventariar, sense siglar, amb números d’inventari duplicats, espais que no estaven ben senyalitzats, obres que no podíem manipular, etc.
Per tant, ens vam adonar que calia replantejar la forma de fer la revisió i aprofitar per:
- Renumerar les reserves, fent servir les recomanacions de Re-Org amb l’ajut del nostre company Benoît de Tapol, tècnic de Restauració i Conservació Preventiva.
- Fotografiar, prendre mides i crear un document amb aquelles obres sense inventariar que anàvem trobant i on s’apuntarien, també, altres tipus d’incidències.
- Senyalitzar les noves ubicacions amb la nova nomenclatura.
Treballant a la RS1.
El canvi de la nomenclatura dels tesaurus actuals d’ubicació, pel tipus de numeració recomanat per Re-Org, ha fet que es canviïn els descriptors del tesaurus d’ubicació i que hi convisquin les dues nomenclatures, l’antiga i la nova, que es va canviant a mesura que es revisa la reserva concreta.
Antiga nomenclatura / Nova nomenclatura
A la vegada que es canvia el tesaurus al MuseumPlus, s’incorpora la nova nomenclatura a les reserves.
Antic topogràfic RS3 / Nou topogràfic RS3 segons Re-Org
És important comentar que en algunes de les incidències trobades, com obres siglades amb una numeració antiga, aquesta numeració ens ha permès fer un estudi de la seva procedència. En alguns casos, ens hem trobat obres que tenien una etiqueta amb la numeració del catàleg del Museu Provincial, fet que ens ajudava a conèixer com havia ingressat (donació, compra, etc.) i, sovint, quina era la font d’ingrés. Un cop en aquest punt, calia revisar els fitxers antics i els llibres de registre per posar el número originari amb el qual es va inventariar l’obra.
Us ho volem il·lustrar amb un exemple molt excepcional: una obra que no tenia etiqueta amb número d’inventari però que sí que estava siglada. A la nostra llista inicial de treball extreta del programa MuseumPlus l’obra tenia un número de registre diferent. Amb aquestes dades vam consultar les fitxes antigues i el llibre de registre, que ens va confirmar que el número correcte era el de la llista inicial, en aquest cas el corresponent al 153314-000, i que el número siglat, el 69378, pertanyia a una altra obra. Per aquesta raó cal esborrar el siglatge, així evitarem possibles nous dubtes en el futur. Aquesta informació (número siglat) es va afegir a la fitxa de MuseumPlus com a número antic. Possiblement els responsables d’aquesta tasca va duplicar aquell número d’inventari i quan es van adonar de l’error van canviar el número en aquesta obra per un de nou però no es va esborrar el siglatge, cosa que avui ens ha tornat a fer dubtar i ens ha portat a comprovar novament les fitxes antigues. Ara ja tenim anotat al nostre recull d’incidències que s’ha d’esborrar el número d’inventari erroni i s’ha de siglar el número correcte.
Durant aquest temps, la nostra feina ha anat avançant. Finalitzada la revisió de quatre de les reserves del museu (RS1, RS2, RS3, RS4) i tenint en compte la quantitat d’incidències detectades i els pocs mitjans de què disposem, creiem que és necessari afegir els següents paràmetres/elements al projecte amb l’objectiu de maximitzar el temps i els recursos invertits:
- Crear una comissió d’estudi (amb conservadors, especialistes, restauradors) de les obres que no estan introduïdes al MuseumPlus amb la finalitat que es decideixi si s’inventarien o no. En cas negatiu, aleshores fer un estudi paral·lel del destí que han de tenir aquestes obres: una possibilitat seria llogar un magatzem extern on dipositar-les temporalment, per exemple. D’aquesta manera s’aconseguiria guanyar espai a les reserves.
- Establir un equip de treball de siglatge (amb tècnics de Registre, Museografia i Restauració) que permetria que totes les obres estiguessin correctament inventariades. Moltes obres només tenen etiquetes de paper que les identifiquen, amb la problemàtica que es deterioren, poden caure i perdre’s, fet que complica el reconeixement posterior.
- Formar un equip de treball (amb personal de Registre) per estudiar obres siglades amb una numeració antiga, amb l’objectiu d’esbrinar la procedència.
Actualment estem endinsades plenament en la millora de les reserves. El nostre objectiu, que era que cap peça quedés sense referenciar, s’està duent a terme amb èxit. És una feina molt minuciosa però que, amb dedicació i constància, aconseguirem finalitzar. Ara és el moment de preveure com volem que siguin les nostres reserves en un futur relativament proper, i potser seria el d’analitzar, estudiar i implementar noves metodologies de control de les obres i moviments (via GPS, codi de barres, xips, etc.) que ens ajudin en l’actualització de les ubicacions de les obres per alleujar l’àrdua tasca dels tècnics en el seu dia a dia, això ens permetria saber en tot moment on és una obra i quina és la peça que tenim al davant. D’altra banda, hem d’aconseguir optimitzar l’emmagatzematge, ja que actualment estem esgotant la capacitat que tenen les reserves: l’estudi de la significança de les obres ens permetrà guanyar una mica d’espai, per això és important tenir totes i cadascuna de les peces que es troben a les reserves registrades i ubicades en llocs determinats, per grups, per exemple totes les reproduccions juntes, els motlles, obres que formen conjunts, etc.
Tal com hem comentat anteriorment, la possibilitat de dipositar en un magatzem extern per a obres no patrimonials i de menor significança ens ajudaria que les reserves annexades al museu respiressin una mica més. De tota manera, la necessitat de nous espais on custodiar obra s’està convertint en una realitat inqüestionable.
Fins aquí aquesta exposició de la nostra experiència en la gestió i revisió de les reserves del museu, una tasca imprescindible però poc coneguda, que ens fa treballar de manera lenta però ferma i que evidencia la importància de conèixer què custodia el museu. Ara més que mai les reserves estan vives, comencen a dialogar amb nosaltres, només ens hem de parar a escoltar el que ens volen dir. Tenen moltes històries al darrere que encara no coneixem i ben segur que anhelen ser narrades.
No volem acabar aquest post sense agrair especialment l’assessorament de Benoît de Tapol, que ens ha ajudat en la nova numeració de les sales, seguint les recomanacions de Re-Org, i el suport i l’ajuda de les estudiants en pràctiques Paula Buades i Lorena Spelucin.
Per saber-ne més:
Tapol, Benoit de. Millorar l’ús i la gestió de les col·leccions emmagatzemades [en línia] a Blog del Museu Nacional d’Art de Catalunya «https://blog.museunacional.cat/millorar-lus-i-la-gestio-de-les-colleccions-emmagatzemades/
Documentació de col·leccions
Documentació de col·leccions
Departament de Registre d'obres d'art
Subscripció correcta / Suscripción correcta / Subscription successful