La documentació al Museu Nacional: una tasca grisa?

1.897
Neus Conte/Marta Masafret

El Museu Nacional gestiona un volum gran i divers d’objectes d’art, unes 290.000 obres distribuïdes en les diferents col·leccions: art romànic, art gòtic, art del Renaixement i barroc, art modern (inclosa fotografia patrimonial), Gabinet de Dibuixos i Gravats i Gabinet Numismàtic. D’aquest total d’obres, 164.500 estan documentades en el programa informàtic de gestió de col·leccions MuseumPlus, administrat per la Unitat de Documentació de Col·leccions del museu. La informació de les obres a MuseumPlus és alimentada pels conservadors i restauradors, i també pels tècnics dels departaments de Registre i d’Exposicions.

Pestanya “identificació” del mòdul col·lecció de MuseumPlus

Pestanya “identificació” del mòdul col·lecció de MuseumPlus

Museumplus no és el primer sistema de gestió que fem servir al museu. Anteriorment, s’havia utilitzat DAC-Documentació Assistida de Col·leccions, que va començar a funcionar el 1993 fins que, ateses les seves carències a escala de treball en xarxa i de l’obsolescència de la plataforma tecnològica, es va iniciar una tasca intensa d’avaluació de sistemes de gestió de col·leccions. Finalment, a l’octubre de 2006, vam començar a treballar amb MuseumPlus, que va ser el programa triat i adquirit per la Generalitat de Catalunya per a la documentació i gestió de les col·leccions de patrimoni moble a Catalunya.

Treballar en la documentació d’un museu pot semblar una feina molt grisa i poc engrescadora, però imprescindible, ja que significa tenir cura d’inventariar, informatitzar, ordenar i sistematitzar la informació resultant d’adquisicions, control, conservació, restauració, exposicions i investigació dels fons del museu.

Pantalla del mòdul “exposicions”

Pantalla del mòdul “exposicions”

Exemple d’informe amb les obres d’una exposició, per prestadors

Exemple d’informe amb les obres d’una exposició, per prestadors

Al nostre museu, aquesta tasca és realment àrdua, donada la quantitat ingent i heterogènia d’obres custodiades. Si afegim l’estructura complexa dels diferents departaments tècnics implicats i els diversos processos de treball, fa que el volum de feina i la mecanització de les tasques es considerin un treball “menor”, que ningú està “motivat” a fer, però que tothom reclama per a la resta d’activitats i projectes del museu.

Pros i contres

Passats 9 anys des de l’inici de l’ús de MuseumPlus, podem dir que ha comportat grans canvis en l’àmbit de gestió:

  • disposem d’una eina ràpida d’explotació i de recuperació de la informació introduïda
  • és flexible
  • té un bon funcionament en xarxa
  • permet automatitzar les tasques dels tècnics, i
  • garantir la qualitat i la sistematització de les dades

Cal dir, en la seva contra, que actualment està sota una plataforma tecnològica obsoleta que caldria millorar, que no és un programari perfecte i que té les seves limitacions tant de programació com de servei tècnic. Estem convençudes que calen algunes millores de “base” per aconseguir resultats òptims quant a l’entrada massiva de registres, l’explotació de les dades i la sortida de la informació en web capaç de generar metadades en els diferents formats estàndards. Experts en documentació de diversos museus de la Xarxa de Museus d’Art de Catalunya i també per part de Patrimoni de la Generalitat l’estan analitzant i debaten vies de possible millora.

Objectius de la documentació de col·leccions

Des de Documentació de Col·leccions, intentem portar a terme un conjunt de tasques i operacions orientades a disposar d’una informació normalitzada que permeti una representació unívoca de l’objecte i que faciliti la seva recuperació:

  • normalitzar, automatitzar i vehicular tots els processos de gestió integral de la documentació mitjançant mecanismes i procediments de control, normalització i sistematització
  • analitzar i planificar les necessitats d’informació, tot garantint unes dades de qualitat si es fa ús de la normativa establerta –manuals d’usuari, manual de procediments– i se segueixen les directrius de la direcció i el pla estratègic
  • dissenyar polítiques d’informació i desenvolupar estratègies tècniques i de gestió

S’intenta establir prioritats, treball en equip amb la resta de tècnics especialitzats i planificar de forma adequada per tal d’assolir una transparència i claredat del servei, major eficiència i rapidesa en els processos de treball:

  • avaluar periòdicament la qualitat del sistema i de les dades, manteniment i uniformitat; el seguiment del projecte, comparació periòdica de les previsions, i la quantitat de tasques i els recursos invertits
  • aconseguir un bon intercanvi de dades amb altres sistemes de gestió del museu –gestor documental, web–. Tenim accessibles al públic més de 8.600 obres a la col·lecció online, que al llarg d’aquest any i en anys propers incrementarem notablement.

MuseumPlus és una eina útil però no perfecta, que hem adaptat a les nostres necessitats. Permet alleugerir les tasques diàries dels tècnics i ofereix accés, explotació i recuperació de la informació correctes, ràpids i segurs, sempre que es tinguin ben delimitats els circuits i les responsabilitats de cadascuna de les tipologies d’usuaris, i que les preses de decisions assegurin el bon funcionament del sistema i la fidelització dels usuaris. Però aconseguir-ho no és una tasca fàcil i cal una bona coordinació amb la resta d’àrees del museu i amb altres institucions –Generalitat de Catalunya, empresa desenvolupadora–.

Pantalla del mòdul “restauració”

Pantalla del mòdul “restauració”

Projectes

Portar a bon terme aquest projecte ajuda el Museu Nacional en el seu repte de ser un dels grans museus d’Europa, ja que disposem de l’eina i els recursos necessaris per potenciar la difusió de les col·leccions del museu, com Europeana; beneficia tots els usuaris, que han vist canviades i millorades les rutines de treball i l’assignació de recursos i, sobretot, ha contribuït a fer un salt tecnològic i metodològic en les tasques diàries, quant a la qualitat de les dades i el seu control i revisió. L’ampliació de la col·lecció online serà un gran pas per fer més accessibles les col·leccions i el coneixement generat a partir de la tasca experta de recerca i anàlisi de les obres.

Els últims dos projectes en què hem estat col·laborant des del Departament de Documentació han estat la coordinació en la Comissió tècnica de normalització i desenvolupament documental de la Xarxa de Museus d’Art i com a museu pilot en la revisió del camp “nom de l’objecte” per implementar el tesaurus Art & Architecture Thesaurus (AAT) del Getty Research Institute. Aquestes experiències són les que explicarem en un nou post d’aquest blog.

Enllaços relacionats

La documentació al Museu: una tasca grisa?/2

Museus en línia

CIDOC, comité internacional de documentació de l’ICOM

Collections Management Systems, llistat fet per Collections Trust

Spreading the word: explaining what Museum Documentation is – and why it’s important

Marta Masafret i

Neus Conte
Documentació de Col·leccions

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

CAPTCHA * Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.