Génesis y proceso de los catálogos digitales en la Fundación Juan March

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Montse Gumà

Grupos de los museos de Articket en la videoconferencia con la Fundación Juan March, celebrada en la Fundació Miró.

Grupo de los museos en la videoconferencia con la Fundación Juan March, celebrada en la Fundació Miró. Foto: Conxa Rodà

Hacer accesibles todos los catálogos de arte de la Fundación desde 1973 hasta la actualidad ha sido el objetivo que ha conseguido en menos de dos años un equipo multidisciplinar. Nos lo explicaron en una sesión de trabajo entre profesionales de los museos -la mayoría de los cuales formamos parte de Articket- con los responsables de “Todos nuestros catálogos de arte desde 1973” de la Fundación Juan March. Pudimos ver cómo una necesidad muy concreta, tener un repositorio digital, se ha acabado convirtiendo en un proyecto de envergadura que ha hecho, de la institución, un referente en el terreno digital. La finalidad básica: que los usuarios se puedan descargar de él los textos y navegar por los catálogos, para la investigación o enseñanza. Los objetivos:

  • difusión
  • acceso abierto
  • divulgación del conocimiento
  • herramienta para la investigación y la docencia
  • preservación digital

Un proyecto interdisciplinario

“Todos nuestros catálogos de arte desde 1973” es un proyecto muy bien trabado, liderado desde la Biblioteca y el Departamento de Arte, donde se detecta la necesidad del repositorio digital para preservar los archivos y garantizar su accesibilidad, y donde se consigue que el proyecto se convierta en troncal e interdisciplinario. Desde su gestación, en julio de 2012, hasta su puesta en marcha en febrero de 2014, han trabajado en él diversos departamentos, de forma coordinada:

  • la Biblioteca recopila todos los catálogos y realiza una recatalogación exhaustiva pensando en los metadatos necesarios para su archivado y la recuperación de los archivos digitales, y analiza los formatos y los datos con los que se trabaja;
  • Exposiciones (incluye Publicaciones) aporta y decide el contenido, tanto de los catálogos como de las publicaciones complementarias a digitalizar, y realiza la gestión de los derechos de autor y de las imágenes;
  • Digitalización coordina la digitalización de los contenidos y las publicaciones complementarias y gestiona la aplicación del OCR y las marcas de agua en las imágenes, e
  • Informática se ocupa de la gestión y mantenimiento del repositorio digital y del desarrollo y la implementación de la web.
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El proyecto ha sido ejemplar también en lo referente al proceso previo de toma de decisiones que afectaban al conjunto de la Fundación y la revisión y cambio, si era necesario, de los procedimientos de trabajo.

Cómo arranca “Todos nuestros catálogos de arte desde 1973”

Al poner en marcha el proyecto, se analizaron más de 300 webs de centros de arte para ir definiéndolo, a partir de aceptar, descartar y/o mejorar aspectos y funcionalidades de otros portales, y se inició todo el proceso de toma de decisiones a partir de la formulación de cuestiones previas al inicio del proyecto:

  • ¿qué repositorio digital es más conveniente?
  • ¿código abierto o software propietario?
  • ¿portal multiplataforma?
  • ¿qué metadatos tienen que constar?
  • ¿tiene que incluir la ficha catalográfica?
  • ¿un portal solo para los catálogos o también para publicaciones complementarias?
  • ¿inclusión también de los catálogos de las itinerancias?
  • ¿qué formatos de archivo digital son los más habituales?
  • ¿cuáles son los formatos necesarios según los diferentes usos pensados para los archivos generados y para necesidades futuras?
  • ¿qué tipo de visor utilizar?
  • ¿qué criterios de búsqueda avanzada incluir?
  • ¿se digitaliza todo el fondo de la Biblioteca?
  • ¿el uso previsto es básicamente investigación y enseñanza?
  • ¿todo el contenido es descargable e imprimible?

Después de un proceso de análisis, la Fundación optó por Islandora, un sistema libre para repositorios digitales, basado en FEDORA (Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture), una arquitectura de gestión de activos digitales, interoperable y extensible, sobre la que se construye el repositorio digital.

El sistema se completó con el motor de indexación Solr y con Drupal (¡como nuestra web!) para generar la interfaz web. Al mismo tiempo, se optó por un sistema multiplataforma, adaptativo para consulta desde ordenador, tableta y móvil.

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El portal publicado

El resultado de todo este trabajo es un portal que cuenta con el contenido de 180 catálogos de exposiciones, organizadas por la Fundación Juan March desde el año 1973 en sus sedes de Madrid, Cuenca y Palma. Se actualiza continuamente porque, con contadas excepciones, se le van añadiendo todos los catálogos que se publican en papel pasado un año de la clausura de la exposición o una vez que se ha agotado su edición impresa y se comprueba que no queda ningún ejemplar en las distribuidoras. Si hay algún ejemplar en papel disponible para la venta en la Fundación Juan March, la posibilidad de compra también se puede realizar a través de la web. Según datos de la web de la Fundación Juan March, son accesibles al usuario más de 27.000 páginas, más de 400 autores e imágenes de 18.000 obras de casi 1.400 artistas.

Cuenta con un sistema de búsqueda simple y otro de búsqueda avanzada, que permite buscar en todo el portal y en cada una de las páginas de los catálogos y de las publicaciones complementarias, a parte de un sistema de recomendaciones que pueden ser de interés para el usuario a partir de la búsqueda que ha realizado. Los resultados de la búsqueda se pueden filtrar por fecha, por relevancia, por título y por idioma, y la búsqueda se complementa también con un índice de autores y un índice de artistas.

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Algunas cifras de uso

De marzo de 2014 a mayo de 2015 se han abierto más de 75.000 sesiones de la web, de las que 60.000 son de Europa, 15.000 de América y el resto de otros continentes. En el mismo período, se han contabilizado unas 50.700 visitas, unas 26.000 descargas y unas 7.000 vistas del visor.

A priori, del hecho de que haya más descargas que vistas en el visor, parece que se deduce que el portal tiene el uso de estudio científico que la Fundación quiere darle.

Sugerente es la iniciativa de pedir a los usuarios que utilicen esta base de datos como fuente en sus publicaciones y sus estudios, que comuniquen sus trabajos a la Fundación Juan March, de cara a incorporarlos a la bibliografía especializada de la Biblioteca. Una buena manera de ayudar a futuros usuarios, compartir contenido y colaborar en el trabajo de la Biblioteca.

Ahora ya sabemos qué les pasa a los libros (cuando se acaban, o antes)… les podemos dar una segunda vida digital. Una segunda vida digital que va mucho más allá del PDF enriquecido. Desde aquí queremos felicitar al equipo de la Fundación Juan March por la excelencia del proyecto de catálogos digitales, y agradecer que Paz Fernández, directora de la Biblioteca, y Luis Martínez, analista de datos y coordinador de repositorios digitales de la Biblioteca, compartieran las bambalinas con nosotros.

Enlaces recomendados

El catálogo del museo en la era digital, Musas20, 2015
Online Scholarly Catalogue Initiative, Getty
Read Free Digital Art Catalogues from 9 World-Class Museums, Thanks to the Pioneering Getty Foundation, OpenCulture 2014
Global Audiences, Zero Visitors: How to measure the success of museums’ online publishing, Rhizome 2015

Montse Gumà
Projectes digitals

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