El registrador en la gestión de colecciones: el Risk Management/2

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Sílvia Tena

Las colecciones de arte y, en general, cualquier tipo de fondo patrimonial, requieren una gran cantidad de cuidado y protección para garantizar su seguridad frente a pérdidas o daños externos. Las obras de arte sufren períodos de fuerte vulnerabilidad (viajes, traslados, intervenciones, restauraciones, exposiciones temporales…). Una de las misiones de una buena gestión de colecciones es crear un entorno seguro para los objetos mediante toda una serie de medidas a implementar, que requieren de la experiencia de muchos profesionales del museo (conservadores-restauradores, curadores, registradores, especialistas en seguridad, en conservación preventiva, etc.). Estas medidas pueden ser englobadas en dos grandes bloques temáticos: la gestión de colecciones propiamente dicha (Collection Management) y la gestión del riesgo (Risk Management), que se puede incluir en de la primera.

Manipulación de material expositivo de vitrina

Manipulación de material expositivo de vitrina

Por un lado, la gestión de colecciones atiende responsabilidades administrativas y de aspecto legal asociadas a las colecciones, la más central y estratégica de las cuales gira en torno a la creación y el mantenimiento de un escrupuloso inventario, así como de una exhaustiva documentación que ubique histórica, legal, artística y físicamente todos y cada uno de los objetos que la institución custodia. Las profesiones más vinculadas a la gestión de colecciones son la de responsable de gestión de colecciones (Collection Manager), registrador (Registrar) y documentalista. Más detalles en la primera parte de este articulo («El registrador en la gestión de colecciones: una profesión emergente /1»).

Pero, por otro lado, una buena política de gestión de colecciones debe contemplar sobre todo una buena gestión del riesgo (Risk Management), en el sentido en que está estrechamente relacionada con el cuidado de las colecciones desde el punto de vista de su preservación física y en ello colaboran diferentes departamentos del museo.

El uso de guantes en la manipulación de obras de arte

El uso de guantes es una medida preventiva en la manipulación de obras de arte

La gestión del riesgo

El cuidado de las colecciones puede definirse como las diferentes medidas de cuidado preventivo tomadas para prevenir daños o retrasar el deterioro natural de los objetos. Estas prácticas se focalizan muy especialmente en la prevención del riesgo y se orientan hacia la consecución del llamado “riesgo 0”, al minimizar los potenciales daños causados por fuentes externas.

10 son los riesgos tipificados por el ICOM Committee for Conservation:

  • fuerzas físicas (como terremotos, mala manipulación…)
  • fuego
  • agua
  • actos vandálicos
  • plagas
  • contaminantes
  • excesiva exposición a la luz y la radiación
  • temperatura incorrecta (o cambios bruscos en la misma)
  • humedad relativa incorrecta (o cambios bruscos en la misma)
  • custodia negligente
  • disociación

Un buen mantenimiento de colecciones implica buscar asesoramiento de diferentes especialistas que garanticen cuidadosamente las necesidades de conservación preventiva de los objetos y engloban desde solicitar informes técnicos a los conservadores-restauradores sobre idoneidad de soportes, materiales, hasta métodos adecuados de almacenaje, embalaje, enmarcado, limpieza y manipulación correcta de objetos, así como la prevención y el manejo integrado de plagas y deterioros en marcos, obras de arte y sus soportes.

Ubicacions d'obres a les reserves

Control d’ubicacions de les obres d’art en les reserves del Museu Nacional

Préstamos y depósitos temporales

Los museos y las instituciones con fondos a su cargo a menudo transfieren temporalmente objetos como parte de un préstamo o por acuerdos de custodia temporal. Esta práctica, que indudablemente contribuye a la difusión e internacionalización de los fondos y las colecciones, hoy en día va en claro y progresivo aumento. Sin embargo, constituye un potencial riesgo para las colecciones en préstamo.

La gestión del riesgo (Risk Management) será la política de gestión multidisciplinar cuya misión se focalice en detectar, controlar, minimizar y gestionar los diferentes riesgos que corren los objetos de arte. Es imprescindible conocer las características de los objetos, la técnica con la que están hechos, el año, taller o artista que los hizo. Hay que conocer, además, las rutas de viaje, los accesos o el diseño del embalaje más adecuado para cada objeto.

Es, por tanto, de vital importancia una calculada y ponderada política de préstamos que tienda a la minimización del riesgo, y evaluar los motivos que llevan a solicitar, aprobar o denegar un préstamo, acatando normativas internacionales y homologadas. Por norma general, los museos disponen de comités interdisciplinares de préstamo donde se discuten diferentes requisitos previos a la aprobación o denegación del préstamo de obras; se establecen, además, las tarifas (fees) asociadas al préstamo, si procede, y se dictaminan las condiciones –pliego de condiciones de préstamo o contrato de préstamo (Loan agreement)– de obligatorio cumplimiento para el prestatario.

Control de embalajes en la descarga de obras de un camión

Control de embalajes en la descarga de obras de un camión

Al margen del interés científico del proyecto para el que se solicita un préstamo de obras, el responsable de gestión de colecciones debe recabar, por un lado, una serie de información del prestatario que le ayude a ponderar el posible riesgo que pueda sufrir el objeto antes de su partida del museo y por otro, una serie de informes técnicos que el registrador solicita a diferentes profesionales del museo, como:

  • se solicita al especialista en conservación preventiva un informe valorativo-técnico de un documento llamado Facilities Report, que previamente se ha solicitado al peticionario del préstamo.
  • se solicita otro informe valorativo-técnico al responsable de seguridad que valore los aspectos de seguridad de instalaciones.
  • un conservador-restaurador elabora un detallado informe sobre el estado de conservación actual del objeto (Condition report). Ese informe es imprescindible a la hora de tomar una decisión sobre la viabilidad de un préstamo y las consideraciones recogidas en este tipo de informes deberían tenerse en cuenta por encima de cualquier otra consideración.

Con toda esta información recabada, el registrador de colecciones redacta unas condiciones generales de préstamo cuya finalidad es prever de antemano cualquier posible riesgo para la obra. Así, los pliegos de condiciones generales de préstamo regulan y dictaminan condiciones a cumplir como: duración del préstamo, obligaciones de conservación y custodia, consignas de manipulación, embalaje y transporte del objeto, obligatoriedad de escolta policial y correo (si procede), línea de crédito para el catálogo, condiciones para el seguro de la obra, comunicación de incidencia, etc. Estos documentos también regulan una serie de derechos que se reserva el museo prestador, como el derecho de inspección y recuperación. En definitiva, cada objeto de la colección recibe una atención personalizada, acorde con su especificidad.

Almacenamiento y condiciones ambientales

Control de anclajes de las obras de arte

Control de anclajes de las obras de arte

Cuando los objetos se custodian en los museos, ya sea en almacén de obras o en las salas, la preocupación principal del gestor de colecciones debe ser la seguridad continua de las piezas. Para ello, tanto el registrador de colecciones como, muy especialmente, el conservador-restaurador deben tener en cuenta la idoneidad de los espacios de almacén, los contenedores para los objetos, así como las condiciones ambientales necesarias para evitar daños en los mismos. El registrador solicita asesoramiento a conservadores-restauradores a la hora de redactar pliegos técnicos y contrataciones que impliquen suministro de materiales. Entre otros, cabría destacar:

  • Asesoramiento sobre la idoneidad de los soportes, vitrinas, marcos y embalajes rígidos adaptados a las obras. Esto incluye tener en cuenta el relleno interior y el soporte de los objetos para evitar daños causados por golpes y roces
  • Estabilidad y estanqueidad de las vitrinas
  • Asesoramiento técnico sobre los adhesivos a utilizar, papeles, paspartús y espumas, de manera que sean materiales que no provoquen reacción química, abrasiones o marcas por contacto con la obra

Aparte de los materiales que envuelven al objeto, es importante un estricto control de las condiciones ambientales dado que una humedad excesiva o unos cambios bruscos de humedad relativa y temperatura pueden causar problemas como la corrosión, proliferación de colonias de hongos, agrietamientos, deformaciones o fragilidad. En el Museu Nacional esta tarea se controla desde Conservación preventiva y el registrador toma nota de los parámetros aconsejados por el conservador-restaurador en caso de que la obra viaje en préstamo o se cambien de ubicación.

Así pues, una buena gestión de colecciones incluirá necesariamente del trabajo conjunto de diversos profesionales del museo y pasa por la estricta observancia de rigurosos controles de los parámetros de temperatura y humedad relativa (HR), incidencia de ciertos espectros de la luz (UV) y control de ciertos contaminantes, estudio de viabilidad e idoneidad de embalajes, marcos, vitrinas, etc. Toda esa información es recabada por el registrador de colecciones y la revertirá en diferentes pliegos, contratos de préstamo y otra documentación relacionada con el objeto.

Embalaje y transporte

En la gestión del riesgo resulta necesario implementar altos estándares de manipulación, así como de embalaje y transporte. Los objetos deben manipularse lo menos posible. Es extremadamente necesario asegurarse de que el personal del museo en contacto directo con las obras conozca bien las buenas prácticas para el manejo de las mismas, tales como protocolos de lavado de manos, el uso apropiado de guantes, saber identificar debilidades estructurales que puedan requerir cuidados especiales, y los modos adecuados de transporte de elementos dentro de la institución (plataformas, carros, dollies, elevadores, bandejas, cajas de conservación, etc.).

Anclaje de embalajes en el camión para evitar vibraciones

Anclaje de embalajes en el camión para evitar vibraciones

Para garantizar un transporte seguro fuera de las instalaciones del museo, los estándares de manipulación correcta de objetos deben combinarse con estrictos requisitos de embalaje individuales para cada pieza. Idealmente, el objeto se debe embalar en un contenedor (caja) rígida de materiales ignífugos, que aseguren la estanqueidad y que lo protejan de golpes, vibraciones, cambios climáticos repentinos y mala manipulación. El registrador solicita un informe técnico al Departamento de Conservación-Restauración sobre la idoneidad de los materiales de embalaje y manipulación.

Por otro lado, el registrador tendrá que valorar otros aspectos para minimizar el riesgo como el método de envío (transporte terrestre, aéreo o combinado…), la diferencia de clima que presumiblemente sufrirá el objeto al llegar a su destino, las rutas más directas o la necesidad de escoltas policiales si la obra lo requiere.

Manipulación de obras de gran formato. Foto: Silvia Tena

Manejo integrado de plagas

En una buena gestión de colecciones enfocada al manejo del riesgo no debe faltar una sección dedicada al control de plagas que en el caso del Museu Nacional es implementada por el Departamento de Infraestructuras siguiendo unos requerimientos técnicos que elaboran los conservadores-restauradores. Esta sección utiliza una serie de técnicas de inspección rutinaria, prevención y tratamiento libre de pesticidas para minimizar los riesgos de salud para el personal y los daños a la colección. Cada intervención y control de plagas debe documentarse concienzudamente describiendo la incidencia de la plaga, las áreas de la colección afectadas y el tratamiento aplicado en la extinción. Toda esa información ha de estar recogida en las fichas de colección de los fondos.

Planes de emergencia

Aparte de la gestión de las colecciones, la mayoría de las instituciones disponen también de un plan de emergencias que regula qué procedimientos deben tomarse para evitar no solo lesiones o pérdidas de vidas de visitantes o personal en caso de catástrofes, sino cómo minimizar daños o pérdidas en la colección.

El plan, en el cual están altamente involucrados los departamentos de Mantenimiento, Seguridad, Colecciones y Conservación-Restauración, también tiene que incluir protocolos de cómo gestionar una evacuación de emergencia tanto de personas como de objetos en riesgo.

Los planes de emergencia deberán incluir también sistemas de evaluación, prioridades de salvamento, así como inventarios post-daños, incluyendo los procedimientos de recuperación de los mismos.

Enlaces recomendados

ICOM/CIDOC International Guidelines for Museum Object Information, pdf 329 Kb

Significance 2.0: a guide to assessing the significance of Collection, Council of Australia

SPECTRUM. The UK Museum Collections Management Standard. Risk Management procedure

Manual de gestión de riesgo de colecciones. ICCROM-UNESCO

Sílvia Tena
Registre d’obres d’art i Gestió de Col.leccions

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